Neulich wollte ich telefonisch einen Termin beim Arzt ausmachen. War ständig besetzt. Ich probierte es stündlich. Um 16 Uhr dann der Anrufbeantworter. Einen Termin habe ich an diesem Tag nicht bekommen. Dafür eine Riesenwut. Sind denn Telefone in Arztpraxen nur noch Deko?
Aber nicht nur die Patient:innen sind genervt, auch das Praxispersonal ächzt unter der Anruferlast. Das ständige Klingeln muss ein Albtraum sein.
Doch es gibt einen Lichtblick. Das Startup VITAS hat eine Lösung, die bereits in vielen Gesundheitseinrichtungen eingesetzt wird: Ein virtueller Telefonassistent hilft Arztpraxen und anderen Einrichtungen, ihre telefonische Erreichbarkeit zu verbessern und gleichzeitig die Servicequalität zu erhöhen. Mit einem stark wachsenden Team und kürzlich eingeworbenen 3,1 Millionen Euro will VITAS seine innovative Lösung weiter vorantreiben und seine Marktposition ausbauen.
Ariane Lindemann im Kurzinterview mit Co-Founder Tobias Bäumler.
Beschreibt euer Business in einem Satz.
Wir bringen KI ins Anrufchaos: Unser virtueller Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, bearbeitet die Anliegen und übernimmt Standardaufgaben wie Terminvereinbarungen oder die Beantwortung von Fragen. Wir lösen damit das Problem von Arztpraxen, Behörden und allen Einrichtungen, die mit Anruflawinen überfordert sind, weil ihnen Zeit und Personal fehlen.
Ich erinnere mich noch an unser erstes Gespräch im September 2022. Würde mich nicht wundern, wenn Arztpraxen euch mittlerweile die Bude einrennen …
Wir sind tatsächlich in einer komfortablen Situation. Überall wird händeringend nach Fachkräften gesucht, und gleichzeitig steigt die Bereitschaft, digitale Lösungen einzusetzen. Von diesen Entwicklungen profitieren wir im Moment, vor allem dank unseres Fokus auf den Datenschutz und ohne den Zwang, ausländische Drittanbieter in der Infrastruktur nutzen zu müssen.
Wobei euer Telefonassistent ja nicht nur für Arztpraxen interessant ist …?
Genau. Unser Fokus liegt aktuell zwar klar auf dem Gesundheitswesen, aber die Herausforderungen sind in anderen Branchen die gleichen: geringe technische Kapazitäten, Fachkräftemangel und viele Anrufe. Unsere Lösung ist deshalb auch in Ämtern, Kommunen und öffentlichen Einrichtungen, aber auch in Event-Agenturen, Kochschulen, Autohäusern und bei Immobilienverwaltern im Einsatz.
Wie könnt ihr die steigende Anzahl von Anfragen bewältigen?
Vieles ist bei uns standardisiert und automatisiert, etwa Bezahlung, Vertragsabschluss oder Rechnungsstellung. Auch die Einrichtung unserer Lösung können die Kund:innen selbständig durchführen. Wer Hilfe braucht, kann sich aber natürlich jederzeit einen unverbindlichen Termin mit uns buchen – hierfür stocken wir auch gerade das Team stark auf.
Wie fühlt es sich an, Führungskraft zu sein?
Die Rolle verändert sich ständig, was ich sehr schätze. Genau diese Aufgabenvielfalt brauche ich. Ich habe gelernt, wie wichtig es ist, regelmäßige Jour Fixe einzurichten und wöchentliche Termine mit den Teammitgliedern zu haben, um Fragen zu klären oder Entscheidungen zu treffen. Die Belastung in den letzten Monaten war entsprechend hoch, aber das gilt nicht nur für mich. Wichtig sind Schlüsselpositionen mit Menschen, die sehr eigenverantwortlich ihre eigenen Bereiche vorantreiben.
Bist du froh, dass du einige Aufgaben abgeben kannst?
Ja, sehr. Aber man muss als Gründer zunächst einmal alle Aufgaben selbst erledigen, bevor man sie mit gutem Gewissen abgeben kann. Wir müssen die Prozesse verstehen und anpassen, bevor wir sie automatisieren oder delegieren. Sich jetzt stückweise aus dem operativen Geschäft zurückzunehmen ist eine spannende Phase: Es ist faszinierend zu sehen, wie sich das Team entwickelt und alle ihren Platz finden. Uns ist wichtig, dass sie Spaß daran haben, was sie tun. Wir ermuntern unsere Mitarbeitenden auch, zwischen den Abteilungen zu wechseln und sich auszuprobieren. Das eröffnet ganz neue Ideen und Impulse.
Gibt es eine neue Vision für VITAS?
Insgesamt soll unsere Plattform immer mehr Aufgaben übernehmen können. Dazu verbessern wir kontinuierlich die KI, die in der Lösung steckt. Künftig sollen beispielsweise auch Rechnungsanfragen oder technischer Support über VITAS bearbeitet werden können. Dazu planen wir auch immer mehr Integrationen in andere Systeme, um den 1st-Level-Support übernehmen zu können. So müssen noch weniger Anrufe an menschliche Mitarbeitende weitergeleitet werden.
Ihr habt gerade 3,1 Millionen Euro eingesammelt. Was macht ihr mit dem Geld?
In den letzten zwei Jahren haben wir viel in die Technologie der Plattform investiert. Mit dem eingesammelten Geld verschieben wir unseren Schwerpunkt jetzt auf Marketing und Vertrieb, um das Unternehmen weiter zu skalieren. Dieses Jahr ist unser Team schon um acht Personen gewachsen!
Wir freuen uns mit euch, mit allen Arztpraxen, Ämtern und anderen Serviceeinrichtungen und mit allen verzweifelten Anrufer:innen auf das Ende endloser Warteschleifen!
Dieser Artikel wurde in Kooperation mit dem CyberLab Karlsruhe erstellt. Das CyberLab ist die zentrale Anlaufstelle für Startups und Gründungsinteressierte im IT-Bereich.
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Hier kannst du mehr über die VITAS-Story lesen.
