Stellen wir uns das klassische Büro aus alten Filmen vor: Ein Raum, den man um 9 Uhr betritt und um 17 Uhr wieder verlässt, weiße Trennwände, hinter denen sich abgeschottete Monitore befinden und eine einzelne flackernde Glühbirne, die den Raum dämmrig beleuchtet. Zum Glück gehört dieses Bild schon zu großen Teilen der Vergangenheit an.

Mittlerweile finden sich zahlreiche mehr oder weniger gut gelungene Imitationen des Büros à la Google auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Viel Licht, gemütliche Pausenbereiche, eine Küche und der Blick ins Grüne sind beispielhafte Elemente davon. Bis sich das hauseigene Fitnessstudio samt Trainer allerdings flächendeckend durchsetzt, dürfte es noch etwas dauern. Aber wie könnte ein Smart Office der Zukunft aussehen, setzt sich der Trend hin zum Wohlfühlort fort und welche technischen Neuerungen, die uns die IFA für zu Hause erst neulich vor Augen geführt hat, könnten Einzug halten?

Smarter Arbeiter in smartem Ambiente

Die Frage, ob das Internet in deutschen Unternehmen wirklich schon eine zentrale Rolle spielt, ist längst beantwortet. Vielmehr interessiert die Frage, wie viele Tablets, PCs und Smartphones in die Arbeit eingebunden und miteinander verbunden sind.

Aber nicht nur digitale Geräte im herkömmlichen Sinne geraten in den Blick, sondern auch der Café-Vollautomat, der via App schon auf dem Weg zum Büro angesteuert wird und dann mit dem gewünschten Heißgetränk auf einen wartet. Die Verknüpfung von betrieblichen mit privaten Endgeräten erlaubt es, Termine entweder schon am Morgen festzumachen, oder ihnen gleich von daheim aus beizuwohnen. Daten und Software stehen schon jetzt intern durch Cloudlösungen jederzeit und überall quasi in Echtzeit zur Verfügung. EDV-Fachhändler, wie ARLT-Computer, bieten das nötige Equipment dafür: Von Servern über Netzwerkzubehör bis zu Laptops. Auf dem Vormarsch ist außerdem bereits der Trend in Richtung Lösungen zum Wohlfühlambiente und der Mitarbeiter-Gesundheit. Sensorisch gesteuerte Markisen und Rollläden regulieren die optimale Ausleuchtung durch natürliches Licht, die Armbanduhr ersetzt den Personaltrainer und fordert zu Pausen, Arbeit im Stehen und kurzen Bewegungseinheiten auf.

Smart Office: Generationen treffen aufeinander

Zahlreiche weitere solcher Szenarien lassen sich entwerfen, doch bleibt ein Bestandteil stetig Teil der Gleichung: Der Mitarbeiter. Der Smart Worker von morgen wird eine starke Vertrautheit mit allen Formen digitaler Kommunikation, Apps und Hardware aufweisen müssen. Ein „Digital Native“, also jemand, der mit der Digitalisierung aufwächst, lernt es schon im häuslichen Leben kennen: Der Enkel ist der erste Ansprechpartner, wenn die ältere Generation technisch aufrüstet und Oma plötzlich ein Smartphone bekommt. Aber genau dieser Effekt wird auch im Betrieb auftreten, der trotz aller Modernisierung weiterhin Personal beschäftigen wird, welches „Digital Immigrant“ ist, die Digitalisierung also erst im Erwachsenenalter kennengelernt hat.

Diese Mitarbeiter werden vielleicht wichtige Dokumente noch ausdrucken und analog archivieren wollen, der Meinung sein, dass Facebook (wenn überhaupt) völlig ausreicht und Social Media im Allgemeinen überbewertet wird. Das Büro wird der Ort sein, an dem diese Arbeitshaltungen aufeinandertreffen. Damit gilt speziell beim Thema Büro 4.0, was auch sonst für die Digitalisierung gilt: Nur um es gemacht zu haben, sollten keine Neuerungen eingeführt werden. Eine Abstimmung mit den unternehmensspezifischen Voraussetzungen und Gegebenheiten, sowie eine sensible Kommunikation mit der Belegschaft machen den Unterschied. Auf diese Weise wird niemand schlagartig vor gänzlich neue Herausforderungen gestellt oder muss völlig umlernen. Damit kann ein wichtiges Element der Bürogestaltung seine Wirkung entfalten: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Smarter Schlussstrich

Das Aufpolieren des Arbeitsplatzes hin zu technischer Flexibilität und optimiertem HRM (Human Resource Management) wird die scharfe Trennung zwischen Beruflichem und Privatem zunehmend verwischen. Man wird Arbeiten quasi unbewusst mit nach Hause nehmen und am Abend noch schnell erledigen und private Interessen ebenso am Arbeitsplatz bedienen können. Das Büro ist längst nicht mehr nur reiner Arbeitsraum, sondern zudem sozialer Raum. Um dieser nun verstärkt gesellschaftlichen Komponente des Themas Büro 4.0 gerecht werden zu können, bedarf es regulierter technischer Neueinführungen, sowie empathischer Skills im Umgang mit den Kollegen.

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