Innovationsdruck, Outsourcing und Marktrisiken stellen hohe Anforderungen an das Projekt-Management. Beispiele wie Stuttgart 21 oder der Berliner Flughafen zeigen die Folgen von mangelndem Know-how oder falsch eingesetzten Tools. Eine aktuelle Studie befasst sich mit der Frage: Wie ist der deutsche Mittelstand im Projekt-Management aufgestellt? 

In den meisten Berufen gehört der Umgang mit Projekt-Management-Software (PMS) zum Alltag. Das fängt bei der einfachen Terminverwaltung an und hört bei komplexen Software-Lösungen auf, die alle Stufen der unternehmensrelevanten Projekte von der Ideenfindung bis zum Projektabschluss begleiten. Je nach Unternehmensgröße lohnt es sich, dann ein oder mehrere Projekt-Management-Lösungen einzusetzen oder auch gleich ein eigenes Projekt-Management-Office (PMO) zu betreiben. Nach einer aktuellen Umfrage von Techconsult leisten sich 43 Prozent der mittelständischen Unternehmen ein eigenes Office zur Steuerung und Koordination der Projekte. Der Anteil steigt mit zunehmender Unternehmensgröße.

Die im Auftrag von Microsoft erstellte Studie untersuchte 250 Unternehmen mit 20 bis 1.999 Mitarbeitern hinsichtlich Nutzung, Anforderungen, Entscheidungsfindung und Plänen für das Jahr 2014 in Bezug auf Projekt-Management-Lösungen. Ziel war es, einen Überblick der Anforderungen der Anwenderunternehmen im deutschen Mittelstand zu erhalten. Hintergrund: Innovationsdruck, zunehmende Komplexitäten, Outsourcing und Marktrisiken zwingen Unternehmen sich mit dem Thema Projektarbeit auseinanderzusetzen. Als populäre Beispiele für die Bedeutung des Projekt-Managements nennt die Studie die Vielzahl von von gescheiterten oder nicht planmäßig fertiggestellten Großprojekten, darunter Stuttgart 21, Flughafen Berlin und die Hamburger Philharmonie.

Über 50 Prozent setzen auf Excel

Wer das effiziente Management sowohl einzelner (Teil-)Projekte als auch der Gesamtheit aller parallel laufenden Projekte eines Unternehmens als ernste Herausforderung begreift, kommt nicht ohne Hilfsmittel aus, die die Manager bei der Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten unterstützen soll. Laut Studie setzen deutsche Mittelständler derzeit vor allem auf zwei Anbieter von PMS: Microsoft und SAP. Den höchsten Einsatzgrad weist mit 53 Prozent Microsoft Excel auf und ist so mit Abstand das meistgenutzte Tool im Projektmanagement. Dahinter folgen die branchenneutralen Lösungen Microsoft Project mit einem Einsatzgrad von 38 Prozent und SAP Business One Project mit 30 Prozent. Weitere Anwendungen, darunter viele Speziallösungen (zum Beispiel RPLAN für die Fertigungsbranche) oder Eigenentwicklungen, folgen mit deutlichem Abstand, wie die Grafik zeigt:

Einsatz- und Bekanntheitsgrade von Projektmanagementsoftware
Studie über die meistgenutzten Tools im Projektmanagement. (Bild: Techconsult)

Da Mehrfachnennungen möglich waren, lässt die häufige Nennung von Microsoft Excel auf einen ergänzenden Einsatz schließen, etwa als begleitendes Dokumentations- und Reporting-Tool.

SaaS noch in den Kinderschuhen

Insgesamt nutzt die Hälfte der mittelständischen Unternehmen ihre Lösung ausschließlich oder hauptsächlich für das Single-Projekt-Management, die andere Hälfte für das Multi-Projekt-Management. Kleinere Unternehmen betreiben nur zu einem Drittel Multi-Projekt-Management, bei den größeren Unternehmen ist der Anteil doppelt so groß. In 85 Prozent der Unternehmen, die mehrere Projekte mit ihrer Lösung managen, wird die PMS auch zur abteilungsübergreifenden Koordination von Projekten genutzt.

Die Software wird überwiegend auf den eigenen Systemen betrieben (on-premise). Nur 22 Prozent der Unternehmen nutzen bereits Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS). Dabei sind keine Differenzen oder Trends zwischen den verschiedenen Größenklassen oder Branchen feststellbar. Die Initiative zur Anschaffung einer Lösung geht zumeist von den Projektmanagern aus, die in zwei Dritteln der Unternehmen als Impulsgeber beteiligt sind. Fast genauso oft sind dies IT-Leiter.

Beteiligte am Anschaffungsteilprozessen von Projektmanagement-
Welche Instanzen sind für den Einsatz von PMS-Tools verantwortlich? (Bild: Techconsult)

Dass die Geschäftsführung als Impulsgeber keine Rolle spielen, könnte daran liegen, dass sie nicht direkt in die Projekte involviert sind. Sie trifft in 78 Prozent der Fälle dann die finale Kaufentscheidung. Aber auch IT-Leiter sind bei 70 Prozent der befragten Unternehmen mit an der Entscheidung beteiligt, da sie wohl am ehesten das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Implementierung in die vorhandene Infrastruktur bewerten können.

Laut Studie planen rund 34 Prozent der Unternehmen Investitionen in PMS. 12 Prozent würden gerne Investieren, haben aber zurzeit keine Mittel dafür. Weitere 25 Prozent haben erst vor kurzem investiert, die übrigen 28 Prozent der Unternehmen sehen aktuell keine Notwendigkeit für Investitionen.

Pläne für den Einsatz von Projekmanagement-Tools
Pläne für den Einsatz von PMS-Tools in Unternehmen (Bild: Techconsult)

Die andere Seite: Fachkräfte im Projekt-Management

Eine anhaltend gute Entwicklung der Wirtschaft wird sich auch positiv auf die Projektwirtschaft auswirken. „Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmen wird immer öfter in Projekten organisiert. Projektarbeit wird immer internationaler“, sagt Reinhard Wagner, Vorsitzender der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM). „So arbeiten zum Beispiel Mitarbeiter aus unterschiedlichen Forschungsabteilungen von Bosch an Technologien oder Produkten von morgen. Projektarbeit wird 24/7 möglich, das heißt rund um die Uhr und über die gesamte Woche verteilt an mehreren Forschungsstandorten.“

Diese Entwicklung stellt aber auch neue Anforderungen an die, die mit dem PMS umgehen sollen. „Es werden diejenigen Projekte erfolgreich sein, die von einem Team mit unterschiedlichsten Kompetenzen gemanaged werden“, so Wagner. Er fordert die Hochschulen wie auch an die Wirtschaft, rechtzeitig in Aus- und Weiterbildung der hiesigen Fachkräfte zu investieren. „Dann können die goldenen Zeiten für die Projektwirtschaft ruhig kommen.“