Jeder spricht von Effizienz, doch je größer oder verteilter das Team, desto schwieriger wird es, eben diese zu erreichen. Dabei verstricken sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter immer häufiger in einem organisatorischen Overload und zahlreichen Insellösungen, was statt Effizienz vor allem Mehrarbeit und Unübersichtlichkeit bringt. Mit den folgenden Top 10-Tools aus dem Hause Microsoft kann das nicht mehr passieren – und 2017 wird endlich alles besser. Übrigens auch in kleinen oder mittelständischen Betrieben.
SharePoint und Delve: Booster für Ihre Fachabteilung
SharePoint ist das zentrale System, mit dem Unternehmen die Zusammenarbeit im Team stärken können. Neben der Möglichkeit, im Zusammenspiel mit Delve überall Inhalte zu suchen, zu finden, zu teilen und zu bearbeiten, können auch Team-Websites angelegt werden, in denen die Arbeit strukturierter von der Hand geht. Das ist gerade für Fachbereiche interessant, deren Anforderungen ebenso wie bisherige Strukturen in bzw. nach SharePoint migriert und genau abgedeckt werden können. Darüber hinaus lassen sich Office-Prozesse automatisieren und, im Sinne der Compliance, dokumentieren.
Skype for Business: Meeting der Zukunft
Weekly Meeting, Jour fixe, tägliches Update zum Projektfortschritt? Unternehmen, die kein Home Office anbieten, keine Außendienstmitarbeiter beschäftigen oder an mehreren Standorten arbeiten, setzen sich hier eben einfach „kurz“ zusammen. Aber wer kommt schon ohne Sales Team voran? Es muss also eine Alternative her – und die ist mit Skype for Business schnell gefunden. Zusätzlich zu klassischen Chats sowie Audio- und Video-Calls können hierüber Präsentationen geteilt und die Leitung des Meetings an andere Besprechungsteilnehmer übertragen werden. Auch eine Desktop-Freigabe ist möglich. Skype for Business ist dank schneller Einrichtung und Terminplanung per Outlook nicht nur hocheffizient, es spart darüber hinaus auch Geld – denn Reisekosten und Spesen fallen im Normalfall nun mal teurer aus.
Yammer: unternehmenseigenes Facebook
Vergessen Sie ständiges Surfen auf Facebook oder XING: Wenn Sie Yammer anbieten, haben Sie Ihre ganz eine Social-Media-Plattform im Haus, die natürlich auch für Privatgespräche, vor allem aber zum Austausch über laufende Business-Themen genutzt wird. Da stimmen die Kollegen die Mittagspause untereinander ab – und sie treiben Projekte untereinander sowie mit Kunden voran, die sich ebenfalls in Yammer integrieren lassen.
O365 Groups: Zusammenarbeit für Teams und die, die es werden wollen
Das aufwändige Anlegen von Verteilerlisten für bestimmte Abteilungen oder Projektgruppen ist mit O365 Groups Schnee von gestern. Innerhalb weniger Minuten eingerichtet, kann hier dank eines gemeinsamen Datenspeichers gemeinsam an Dokumenten, Tabellen oder Projektplänen gearbeitet, eine Besprechung geplant oder eine E-Mail an die entsprechende Gruppe geschickt werden. Gemeinsame Notizbücher dienen als Mindmap oder Aufgabenliste; Letztere können auch bestimmten Gruppenmitgliedern zugeordnet werden. Wer mag, bindet zudem direkt seine Geschäftspartner ein.
Exchange Online: E-Mails aus der Steckdose
Was so simpel wie selbstverständlich klingt, ist in manchen Unternehmen immer noch nicht realisierbar: der Zugriff auf E-Mails von überall. Exchange Online kann sogar noch mehr, denn auch Kalender und Kontakte können hiermit eingesehen und bearbeitet werden. Übrigens online und offline. Und archiviert wird auch alles. Geht doch gar nicht einfacher!
OneNote: ein bisschen Ordnung im Zettelchaos
Ein Notizblock ohne Zettelchaos ist OneNote. Hier hält jeder das fest, was ihm wichtig erscheint – die Tasks für morgen, seine Ausgaben, eine Gesprächsnotiz, die sonst schnell auf einen Zettel gekrakelt und verloren gegangen wäre. Wer seine Notizen weiterhin lieber krakelt als tippt, kann das in OneNote dank Touch-Funktion am Tablet oder Laptop tun. Für alle anderen bleibt es bei der Tastatur seines (mobilen) Endgeräts. Übrigens, im Sinne der Collaboration kann man natürlich auch per OneNote in Echtzeit zusammenarbeiten und das Ganze sogar mit Kalendern, Kontakten und E-Mails verknüpfen.
FindTime: Termine schneller abstimmen
Wer immer Probleme bei der Terminfindung hat – sei es für die Feier zum neuen Großauftrag oder ganz klassisch zum besagten Meeting – nutzt FindTime. Dabei handelt es sich um ein Add-on in Outlook, bei dem wie bei Doodle über die Termine demokratisch im Team abgestimmt wird.
Surface Hub: Flimmerkiste mit Zusatzfunktion
Es sieht vielleicht erstmal komisch aus, funktioniert aber wie eine 1: Direkt am großen und dem Fernsehgerät sehr ähnlichen Bildschirm werden sämtliche Dokumente, die man braucht, aufgerufen und bearbeitet. Und zwar gemeinsam. Eine Anbindung an Skype for Business, das Zusammenstellen von Gruppen per Fingerabdruck, das Surface Hub schafft das alles und macht Teams als Whiteboard mit Audio- und Videokonferenz-Technik spürbar produktiver.
Power-BI: Wissen, was läuft.
Wer wissen will, wie es um die Performance einzelner Teams, Abteilungen oder des ganzen Unternehmens wirklich bestellt ist, der setzt auf Power-BI. Das Tool bedient sich an den Daten des Unternehmens (natürlich nur, wenn man es lässt) und baut daraus Grafiken und mehr, die veranschaulichen, wo Zeit verloren geht, übrig ist oder wo die meisten Umsätze mit bestimmten Themen erzielt werden. Das hilft auf jeden Fall, um an den richtigen Stellschrauben zu drehen.
Good Old Mittagspause
Unverzichtbar, ehrlich: die gemeinsame Mittagspause. Keine Technik kann ersetzen, was ein persönliches Gespräch kann.
