Mit diesen Auswahlkriterien zur passenden Handwerkersoftware

Die Digitalisierung erleichtert in vielen Branchen bereits Geschäftsprozesse, auch Handwerksbetriebe haben in den letzten Jahren diese Chancen immer mehr für sich genutzt. Eine Möglichkeit ist dabei die Einführung einer Handwerkersoftware, mit deren Hilfe effizienter gearbeitet werden kann. Doch welche Software ist die richtige und welche Kriterien sollten bei der Auswahl beachtet werden?

Effizienzsteigerung im Handwerk: Diese Vorteile bieten Handwerkersoftwares

Ob digitale Arbeitszeiterfassung, die den Arbeitsalltag erleichtern oder detailliert einsehbare Kennzahlen und Auftragskosten, die die Präzision steigern – eine Handwerkersoftware bietet Handwerksunternehmen verschiedene Möglichkeiten, ihre Unternehmensprozesse zu optimieren. Besonders durch einen effizienten Einsatz einer Handwerkersoftware entstehen überzeugende Vorteile:

• Reibungslose Prozesse: Wenn in einer Software alles abgedeckt wird, sodass Werkstatt, Büro und Baustelle miteinander verbunden sind, funktionieren Prozesse, wie eine Auftragsabwicklung, nahtlos.
• Digitale Automatisierung: Die in Handwerksbetrieben immer wiederkehrenden Aufgaben wie Kalkulationen oder Abrechnungen können dank einer Software-Lösung automatisiert und durch Assistenten unterstützt werden. Das bedeutet weniger Fehler und Aufwände.
• Umfassender Überblick: Egal ob Forderungen, Verbindlichkeiten oder auch Projekte, Mitarbeitende und Kapazitäten – mit einer guten Software können diese Punkte übersichtlich dargestellt werden, sodass die Verantwortlichen jederzeit den Überblick behalten.
• Detaillierte Dokumentation: Ist die Dokumentation lückenlos, sind Handwerksunternehmen sofort auskunftsfähig und auch Nachkalkulationen sowie Auswertungen können vorgenommen werden. Mit einer Software lassen sich ebenso Arbeitszeiten einfach erfassen. Eine detaillierte Dokumentation erleichtert also rechtskonformes Arbeiten.
• Rechtliche Sicherheit: Wenn die Software die Vorgaben der GoBD und DSGVO erfüllt, wird die Einhaltung gesetzlicher Pflichten vereinfacht.
• Strukturierte Organisation: Handwerkersoftwares ermöglichen eine zentrale Projektverwaltung, wodurch die Chef*innen der Betriebe stets den Überblick behalten. So wird auch die Koordination vom Angebot über die Abarbeitung eines Auftrages bis hin zur Rechnung erleichtert.
• Präzises Arbeiten: Eine Software kann das Arbeiten in Handwerksbetrieben noch gewinnorientierter und kalkulationssicherer machen, indem sie beispielsweise schon während der Kalkulation die Marge zeigt – auch Auftragskosten sind jederzeit einsehbar. Bei Bedarf kann die Kalkulation angepasst werden, sodass der Betrieb profitabel arbeitet.

Auswahlkriterien für Handwerkersoftwares: Welche Lösung führt zum Erfolg?

Es gibt verschiedene Software-Lösungen, die als Teil betrieblicher Abläufe eingesetzt werden können. Dennoch sollten bei der Auswahl gewisse Kriterien beachtet werden, um mit der passenden Handwerkersoftware die Arbeitsprozesse in Handwerksunternehmen zu optimieren, Kosten zu reduzieren und Ressourcen effektiv einzusetzen. Um von einer Software für Handwerker wirklich profitieren zu können, sollte sich beispielsweise das Arbeiten mit der Software für Mitarbeitende einfach gestalten und auch die Implementierung in laufende Prozesse flexibel möglich sein. Außerdem sollte auf folgende Auswahlkriterien geachtet werden:

• Nutzerfreundlichkeit
• Kompatibilität mit anderen Systemen und Schnittstellen
• Anpassungsfähigkeit an die Branche
• Flexibilität
• Einhaltung rechtlicher Anforderungen und Datensicherheit
• Aktualität
• Mobile Nutzbarkeit
• Unterstützung bei Schulung und Wartung durch Service

Schritt für Schritt zur passenden Handwerkersoftware

Um eine passende Handwerkersoftware zu finden, sollten nicht nur diese genannten allgemeinen Anforderungen beachtet werden, auch individuelle Kriterien spielen je nach Bedarf eine Rolle. Denn nicht alle Software-Lösungen bieten den gleichen Leistungsumfang oder dieselbe Ausstattung. Nur wenn diese zu den Bedürfnissen und Anforderungen des Handwerksbetriebs passen, kann die Handwerkersoftware auch effizient eingesetzt werden. Mit den folgenden Schritten finden Unternehmen die richtige Software-Lösung:

1. Den individuellen Bedarf erkennen

Zuerst muss der individuelle Bedarf erkannt werden. Das bedeutet, Schwachstellen sollten identifiziert werden, damit die passende Unterstützung gefunden werden kann. Vielleicht nutzen handwerkliche Betriebe aktuell mehrere Insellösungen, anstatt auf ein Programm zu bauen, das alle Funktionen vereint. Auch lange Wartezeiten für Kundenanfragen können ein Problem darstellen, da sie die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen, wenn der Überblick über laufende Projekte oder verfügbare Kapazitäten fehlt und Fragen nicht schnell beantwortet werden können. Eine Software kann diese Herausforderungen bewältigen.

2. Ziele definieren

Anschließend müssen Handwerksunternehmen die Ziele definieren, die mit der Software erreicht werden sollen, wie zum Beispiel Angebote schneller zu erstellen oder Kalkulationen präziser zu planen, um Projekte in allen Größen koordinieren zu können. Die festgelegten Ziele helfen bei der Auswahl der geeigneten Software.

3. Merkmale und Funktionen festlegen

Beim nächsten Schritt müssen die Funktionen und Merkmale identifiziert werden, die für das Handwerksunternehmen am wichtigsten sind. Nur dann kann die Software die Herausforderungen meistern und in der täglichen Arbeit unterstützen. Mögliche Funktionen könnten Chargenverwaltung, mobile Zeiterfassung oder branchenspezifische Schnittstellen zu Großlieferanten sein. Auch Individualisierungsmöglichkeiten sollten vorhanden sein, um perfekt zu den jeweiligen Anforderungen zu passen.

4. Unterstützung bei der Implementierung suchen

Wird eine neue Software implementiert, ist es immer hilfreich, Unterstützung und Service durch den Anbieter bei der Hand zu haben. So können auftretende Probleme durch den technischen Support schnell behoben und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden. Auch eine Schulung der Mitarbeiter*innen ist empfehlenswert, damit die Einarbeitung gelingt und die Software-Lösung effektiv genutzt werden kann. Der Software-Anbieter sollte also mit umfassenden Serviceleistungen überzeugen.

5. Anbieter vergleichen

Als letzten Schritt sollten Handwerksbetriebe die verschiedenen Anbieter mit den diversen Leistungen und Preisen vergleichen, um alle Optionen zu kennen und das passende Preis-Leistungs-Verhältnis für sich zu finden.

Fazit: Mit den richtigen Auswahlkriterien passende Handwerkersoftware finden

Entscheiden sich Handwerksunternehmen dafür, eine Softwarelösung einzusetzen, um ihre Prozesse reibungslos gestalten, ihre Dokumentation lückenlos anlegen oder wiederkehrende Aufgaben automatisieren zu können, ist es entscheidend, die richtigen Auswahlkriterien zu beachten. Nur wer seinen individuellen Bedarf und seine Ziele erkennt, die für sich wichtigsten Funktionen bestimmt und Anbieter vergleicht, findet die passende Handwerkersoftware und kann so den Weg in eine digitale Zukunft beschreiten.