In der Welt des Human Resource Management (HR) ist eines klar: Ohne durchdachte Prozesse bleibt der Erfolg aus. Der Impulsvortrag von Christina Haury, HR-Prozess-Expertin, beim UnternehmerTreffen in Baden-Baden beleuchtete eindrücklich, warum HR nicht nur eine Frage von Software und Tools ist, sondern vor allem ein strukturelles Fundament benötigt. Hier sind die zentralen Erkenntnisse und Handlungsempfehlungen für Unternehmen, die HR-Prozesse nachhaltig verbessern wollen.
HR als Flickenteppich statt Gesamtbild
Eine der größten Herausforderungen in HR ist, dass oft nur einzelne „Puzzleteile“ bearbeitet werden – ohne das große Ganze im Blick zu haben. Prozesse wie Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterentwicklung und Nachfolgeplanung laufen isoliert voneinander, statt Teil einer umfassenden Strategie zu sein. Dies führt zu ineffizienten Abläufen, unzufriedenen Mitarbeitenden und teuren Fehlentscheidungen.
Beispielsweise kann eine diffuse Definition der Anforderungen für eine Vertriebsposition dazu führen, dass entweder die falschen Personen eingestellt werden oder geeignete Kandidat:innen durch das Raster fallen. Solche Fehler summieren sich im Laufe des Lebenszyklus von Mitarbeitenden und kosten nicht nur Geld, sondern auch Zeit und Vertrauen.
Unpassend rekrutiert – unstrukturiert ongeboarded und nicht zielgerichtet entwickelt – die Kosten von nicht durchgängigen HR-Prozessen sind für Unternehmen enorm hoch und machen sich daneben in einer Überlastung von HR bemerkbar.
Struktur statt Aktionismus
Effizientes HR beginnt mit einer durchdachten Struktur. Christina empfiehlt, zuerst eine HR-Strategie zu entwickeln, die direkt von der Unternehmensstrategie abgeleitet ist. Erst wenn diese übergeordnete Richtung klar definiert ist, lassen sich die Ziele und operative Maßnahmen sinnvoll ableiten werden.
Einmal sauber aufgebaute HR-Prozesse schaffen die Grundlage dafür, alle HR-Bereiche effizient und strategisch miteinander zu verknüpfen. Entlang konsistenter Kriterien lassen sich klare Standards definieren, die von der ersten Kontaktaufnahme mit potenziellen Mitarbeitenden über das Onboarding bis hin zur langfristigen Personalentwicklung durchgängig wirken. Am Anfang steht die Analyse: Unternehmen sollten zunächst bestehende Prozesse, deren Schwachstellen und Potenziale analysieren. Nur durch eine datenbasierte Bestandsaufnahme lässt sich feststellen, wo Verbesserungen nötig sind.
Dabei sind folgende Schritte essenziell:
- HR-Strategie entwickeln und Unternehmensziele verknüpfen
- Analysieren Sie die Unternehmensstrategie und leiten Sie daraus übergeordnete HR-Ziele ab.
- Definieren Sie den Beitrag von HR zur Erreichung dieser Unternehmensziele.
- Kompetenzanforderungen systematisch definieren
- Erstellen Sie eine klare Matrix für fachliche, methodische, soziale und persönliche Kompetenzen für jede Position.
- Verwenden Sie diese Anforderungen als Basis für alle HR-Prozesse, von der Stellenausschreibung bis zur Personalentwicklung.
- Einheitliche Kriterien und Standards festlegen
- Entwickeln Sie einheitliche Parameter, die für Recruiting, Onboarding und Entwicklung verwendet werden können (z. B. Kompetenzprofile, Erfolgskriterien, Entwicklungsziele).
- Dokumentieren Sie diese Kriterien, um sie teamübergreifend und transparent nutzbar zu machen.
- Nahtlose Übergänge zwischen HR-Bereichen schaffen
- Verknüpfen Sie die definierten Anforderungen aus dem Recruiting mit den Inhalten des Onboardings.
- Bauen Sie darauf auf und nutzen Sie dieselben Parameter für die Personalentwicklungspläne.
- Prozesse standardisieren und optimieren
- Erstellen Sie standardisierte Workflows für jeden Bereich, z. B.:
o Recruiting: Bewerber:innenauswahl anhand der Kompetenzanforderungen.
o Onboarding: Einführungsmodule, die auf die definierten Rollenanforderungen abgestimmt sind.
o Entwicklung: Maßgeschneiderte Trainings und Zielvorgaben basierend auf denselben Kriterien.
- Setzen Sie diese Workflows regelmäßig auf den Prüfstand und passen Sie sie an neue Anforderungen an.
- Datenbasierte Analyse und Feedbackschleifen etablieren
- Messen Sie die Effektivität der Prozesse (z. B. Zeit bis zur Stellenbesetzung, Onboarding-Dauer, Fortschritte in der Personalentwicklung).
- Holen Sie Feedback von Führungskräften und Mitarbeitenden ein, um Schwachstellen zu identifizieren und kontinuierlich zu verbessern.
- Kommunikation und Transparenz fördern
- Kommunizieren Sie die Standards und Prozesse klar an alle Beteiligten, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.
- Fördern Sie eine Feedbackkultur, um Prozesse bei Bedarf iterativ anzupassen.
- Digitale Tools als Unterstützung einsetzen
- Wählen Sie Tools, die die definierten Prozesse unterstützen.
- Integrieren Sie Softwarelösungen so, dass sie die Standards und Kriterien reflektieren und automatisierte Auswertungen ermöglichen.
Durch diese Schritte entsteht ein ganzheitliches HR-System, das reibungslos ineinandergreift und sowohl strategische als auch operative Effizienz sicherstellt.
Ein Beispiel: Wenn bereits im Recruiting die Anforderungen präzise festgelegt sind, können diese im Onboarding genutzt werden, um neue Mitarbeitende gezielt einzuarbeiten, und dienen später als Basis für individuelle Entwicklungspläne. Dieses systematische Vorgehen reduziert nicht nur den Aufwand, sondern erhöht auch die Effektivität und sorgt für eine nachhaltige Entlastung der HR-Abteilung.
Warum Software allein nicht reicht
Viele Unternehmen setzen darauf, ihre Herausforderungen im HR-Bereich durch den Einsatz neuer Tools oder Software zu lösen. Es braucht jedoch vorab eine gute HR-Architektur, aufgebaut auf der HR-Strategie und den Strukturen, aus welchen sich im Anschluss die HR-Prozesse ableiten lassen.
Ohne dieses solide Fundament aus HR-Strategie und klar definierten und für alle verständlichen HR-Prozessen hat HR-Software oft nicht die gewünschte Wirkung.
Der Fokus sollte zunächst darauf liegen, eine Grundlage zu schaffen, bevor digitale Tools eingeführt werden.
Anhand eines Praxisbeispiels wurde ein Unternehmen gezeigt, das seine HR-Prozesse optimierte und dadurch nicht nur externe Headhunter überflüssig machte, sondern auch erhebliche Kosten einsparte. Der Effekt: Einsparungen in Millionenhöhe und eine deutliche Reduzierung der Fluktuation in den ersten Monaten nach der Einstellung.
Fazit: Der Weg zur HR-Exzellenz
HR ist mehr als nur eine Unterstützungsfunktion – es ist ein entscheidender Hebel für den Unternehmenserfolg. Dafür braucht es eine Strategie, die sich eng an den Unternehmenszielen orientiert. Strukturierte HR-Prozesse müssen etabliert werden und ohne Brüche nahtlos in die einzelnen HR-Bereiche übergehen, HR-Tools müssen ineinandergreifen. Nur mit klar formulierten Anforderungen bereits im Recruiting, gelingt ein strukturiertes Onboarding und eine zielgerichtete Entwicklung der Mitarbeitenden.
Die gute Nachricht: Es braucht kein aufwendiges System, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen. Mit der richtigen Herangehensweise und einem ganzheitlichen Blick können Strukturen geschaffen werden, die nicht nur die HR-Abteilung entlasten, sondern das gesamte Unternehmen stärken.
Die Inhalte dieses Wissensbits stammen aus einem Impulsvortrag im Rahmen des UnternehmerTreffen „HR-Arbeit mit Erfolgsgarantie!“ von Christina Haury, Expertin für HR-Prozess-Analytics. Diese Veranstaltung wurde durch den Europäischen Sozialfonds (ESF) Plus gefördert und ist vom Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus Baden-Württemberg kofinanziert: Branchenzentriert Qualifizieren Digital / BQD-Projekt.
