Neueinstellungen sind für Startups ein großer Schritt. Ein Team, das sich mit einer Idee zusammengefunden hat, ein Produkt geschaffen hat, wächst und braucht weitere Unterstützung. Während das Gründungsteam von Beginn an mit einem tiefen Produktgefühl, einer klaren Vision und extremer Motivation ans Werk gehen kann, hat ein neuer Mitarbeiter dieses Gefühl (noch) nicht verinnerlicht. In der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters kann man viele Fehler machen – aber wenn man ein paar Grundregeln beachtet, lassen sich diese sicher umschiffen. 

Onboarding ist eine essenzielle Phase um Mitarbeiter schnell, effizient und vor allem auch dauerhaft in ein Unternehmen bzw. ein Team einzubinden. Hierbei geht es also nicht um den ersten Arbeitstag und die erste Arbeitswoche, sondern zum Onboarding zählt der gesamte Zeitraum zwischen Recruiting und etwa dem Ende der Probezeit, wenn der Mitarbeiter fest im Unternehmen angekommen ist.

 

 

Preboarding: die Phase zwischen Vertragsschluss und erstem Arbeitstag

In den seltensten Fällen unterzeichnet ein Kandidat den Arbeitsvertrag und sitzt wenige Tage später am neuen Arbeitsplatz. In der Regel hat er Kündigungsfristen einzuhalten, die auch gerne mal mehrere Monate gehen können. Dazu hat er vielleicht mehrere Verfahren gehabt, bis er sich für ein Unternehmen entschieden hat. Was, wenn eine späte Zusage mit höherem Gehalt kommt? Wie bindet man einen Mitarbeiter, bevor er überhaupt da ist?

Der Neue hat in dieser Zeit häufig Fragen oder Sorgen. Gerade in wirtschaftlichen Krisenzeiten beschäftigen ihn vielleicht existenzielle Sorgen: Ist mein neuer Job überhaupt sicher? Ist das Unternehmen wirtschaftlich solide aufgestellt? Riskiere ich zu viel? Mit dieser gezielten Kommunikation kann der Kontakt zum neuen Mitarbeiter in dieser Phase aufrechterhalten werden, ohne gleichzeitig zu aufdringlich zu wirken:

  • Informationen zum Unternehmen und Projekt zusenden
  • In Newsletter oder Infomails mit aufnehmen
  • Einladung zu Teamevents oder Projektkickoffs
  • Einen anderen Mitarbeiter als Paten benennen, der bereits Kontakt aufnimmt und für Fragen zur Verfügung steht
  • Reale und virtuelle Treffen
  • Informationen für den ersten Arbeitstag und die Vorbereitung auf diesen zur Verfügung stellen

Mit dem ersten Arbeitstag startet die Orientierungsphase

Der erste Arbeitstag und die erste Arbeitswoche sollten gut geplant und strukturiert sein. Neue Mitarbeiter werden dann eingestellt, wenn viel Arbeit da ist.Das gesamte Team freut sich darauf, endlich Verstärkung zu bekommen und möglicherweise eigene Aufgabenbereiche abgeben zu können.

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Allerdings ist es keine gute Idee, dem Neuen am ersten Arbeitstag ein Handbuch, eine Feature-Liste oder eine Monatsration Tickets zu präsentieren, anhand derer er sich einlesen und einarbeiten soll. Hier ist Vorbereitung gefragt, folgende Fragen sollten also bereits VOR dem ersten Arbeitstag beantwortet werden:

  • Welche Informationen braucht der neue Mitarbeiter, um sich einen Überblick zu verschaffen?
  • Welcher Kollege ist primärer fachlicher Ansprechpartner?
  • Wer ist organisatorischer Ansprechpartner?
  • Wie sind Arbeitszeiten, Arbeitsmittel und Arbeitsort organisiert und stehen alle Arbeitsmittel auch am ersten Arbeitstag zur Verfügung?
  • Was erwarte ich vom Neuen? Wann sollte er mit welchem System vertraut sein und welche Aufgaben übernehmen (Checkpoints definieren)?

Beim Ankommen ist es wichtig, sich Zeit für den Neuen zu nehmen: Die Begrüßung und erste Einführung ist in der Regel Aufgabe des Vorgesetzten, dieser kann dann an einen anderen Mitarbeiter für die weitere fachliche Einarbeitung übergeben. Wichtige Themen am ersten Arbeitstag bzw. in den ersten Arbeitstagen sind:

  • Informationen zu Dokumentationen, Wikis, Tutorials, Videos geben -> Hilfe zur Selbsthilfe
  • Welche Tools werden benutzt, welche Verfahren und Prozesse sind wichtig?
  • Wen frage ich bei welchem Problem?
  • Die vorab geplanten Checkpoints sollten mit dem Neuen besprochen, abgeglichen und festgehalten werden.

Neben allen fachlichen Aspekten ist der Blick auf die soziale Integration ins Team mindestens genauso wichtig in dieser Phase. Bekommt der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag gleich ein Shirt mit dem Unternehmenslogo und wird von den Kollegen zum Mittagessen in die nahegelegene Kantine mitgenommen, fühlt er sich dem Team zugehörig, findet sich leichter zurecht und befreiter auf seine Kollegen zugehen.

Einarbeitung und Integration sorgen für Performance

In der letzten Phase des Onboardings – Einarbeitung und Integration – geht es darum, den Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit Informationen und Aufgaben zu versorgen, so dass er lernen und wachsen kann. In dieser Phase sind immer wieder Rückkopplungen nötig. Fragestellungen hierbei lauten:

  • Wurden die festgelegten Checkpoints erreicht?
  • Was läuft gut, wo gibt es Defizite?
  • Welche Weiterbildungen sind notwendig?
  • Erbringt der Mitarbeiter die fachliche Leistung, die wir erwartet haben?

Auch der Mitarbeiter wird in dieser Phase prüfen, ob die Arbeit tatsächlich dem entspricht, was im Vorstellungsgespräch oder den ersten Arbeitstagen besprochen wurde. Am Ende der Einarbeitung steht das Ende der Probezeit. Sind Defizite und Probleme erkennbar, sollten diese frühzeitig vor dem Ende der Probezeit thematisiert werden, um noch Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen zu können. Die Probezeit ist eine Phase sowohl für ein Unternehmen als auch für einen Kandidaten, um zu prüfen, ob die Zusammenarbeit funktioniert und sollte aktiv als solche genutzt werden.

Über allem stehen Kommunikation und Planung

Ein Onboarding hat große Chancen auf Erfolg, wenn es geplant und strukturiert wird und alle beteiligten in jeder Phase zielgerichtet miteinander kommunizieren. Dabei geht es nicht darum, dem neuen Mitarbeiter möglichst viel mitzuteilen, sondern bedarfsgerecht in jeder Phase die notwendigen und hilfreichen Informationen zu liefern.

Kommunikation beinhaltet auch, die Rückmeldungen des Kandidaten über den Einarbeitungsprozess aufzunehmen. Aus Fehlern lernen wir und das nächste Onboarding profitiert von den Erfahrungen anderer Mitarbeiter.

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Tanja Enzmann
Tanja Enzmann Tanja arbeitet in der Abteilung Talents & Career des CyberForums. Nach ihrem Studium der Wirtschaftsinformatik sammelte sie Projekterfahrung in der Softwareentwicklung, IT-Infrastrukturen und in der Ausbidlung von IT'lern. Inzwischen unterstützt und berät sie Unternehmen und Fachkräfte in allen Fragen rund um Recruiting, Bewerbung, IT-Arbeitsmarkt und Personalmanagement.