Neueinstellungen sind für Startups ein großer Schritt. Ein Team, das sich mit einer Idee zusammengefunden hat, ein Produkt geschaffen hat, wächst und braucht weitere Unterstützung. Während das Gründungsteam von Beginn an mit einem tiefen Produktgefühl, einer klaren Vision und extremer Motivation ans Werk gehen kann, hat ein neuer Mitarbeiter dieses Gefühl (noch) nicht verinnerlicht. In der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters kann man viele Fehler machen – aber wenn man ein paar Grundregeln beim Onboarding beachtet, kann man diesen aus dem Weg gehen.
Neue Mitarbeiter richtig in den Unternehmensalltag integrieren
Onboarding ist eine essenzielle Phase um Mitarbeiter schnell, effizient und vor allem auch dauerhaft in ein Unternehmen bzw. ein Team einzubinden. Hierbei geht es also nicht um den ersten Arbeitstag und die erste Arbeitswoche, sondern zum Onboarding zählt der gesamte Zeitraum zwischen Recruiting und etwa dem Ende der Probezeit, wenn der Mitarbeiter fest im Unternehmen angekommen ist.
Besonderheiten von Onboarding in Startups
Startups ticken anders als ein mittelständisches Unternehmen oder ein Konzern. Deshalb kann auch das Onboarding etwas anders aussehen. Ganz wichtig im Startup: Alle sind ein Team und neue Mitarbeiter sollten umfänglich in das Team aufgenommen werden. Mit den TeamUp-Events des Cyberforum findet ihr nicht nur den passenden Kollegen, sondern könnt auch mehr über Team-Entwicklung an sich erfahren.
Gerade weil es in den Anfängen eines Unternehmens nicht viele Mitarbeiter gibt, ist es wichtig, dass ein neues Teammitglied willkommen geheißen wird und ihm die neuen Unternehmensprozesse vorgestellt werden. Nur so kann das Team effizient arbeiten.
Ein Vorteil sind dabei die kurzen Laufwege und das enge Miteinander. Komplexe Prozesse oder lange Abstimmungen sucht man hier vergeblich. Das macht auch das Onboarding einfacher und erleichtert es dem neuen Teammitglied, anzukommen.
In einem Startup gibt es zu Beginn oft noch wenig Struktur. Sie müssen sich erst entwickeln und aufgestellt werden. Das kann schnell zu einem Nachteil werden und den neuen Mitarbeiter frustrieren. Deshalb ist es so wichtig, dem neuen Mitarbeiter durch ein geplantes Onboarding eine Orientierung zu geben, für was er zuständig ist und an wen er sich wenden kann, wenn er Fragen hat.
Preboarding: die Phase zwischen Vertragsschluss und erstem Arbeitstag
In den seltensten Fällen unterzeichnet ein Kandidat den Arbeitsvertrag und sitzt wenige Tage später am neuen Arbeitsplatz. In der Regel hat er Kündigungsfristen einzuhalten, die auch gerne mal mehrere Monate gehen können. Dazu hat er vielleicht mehrere Verfahren gehabt, bis er sich für ein Unternehmen entschieden hat. Was, wenn eine späte Zusage mit höherem Gehalt kommt? Wie bindet man einen Mitarbeiter, bevor er überhaupt da ist?
Der Neue hat in dieser Zeit häufig Fragen oder Sorgen. Gerade in wirtschaftlichen Krisenzeiten beschäftigen ihn vielleicht existenzielle Sorgen: Ist mein neuer Job überhaupt sicher? Ist das Unternehmen wirtschaftlich solide aufgestellt? Riskiere ich zu viel? Mit dieser gezielten Kommunikation kann der Kontakt zum neuen Mitarbeiter in dieser Phase aufrechterhalten werden, ohne gleichzeitig zu aufdringlich zu wirken:
- Informationen zum Unternehmen und Projekt zusenden
- In Newsletter oder Infomails mit aufnehmen
- Einladung zu Teamevents oder Projektkickoffs
- Einen anderen Mitarbeiter als Paten benennen, der bereits Kontakt aufnimmt und für Fragen zur Verfügung steht
- Reale und virtuelle Treffen
- Informationen für den ersten Arbeitstag und die Vorbereitung auf diesen zur Verfügung stellen
Mit dem ersten Arbeitstag startet die Orientierungsphase
Ersten Arbeitstag vorbereiten
Der erste Arbeitstag und die erste Arbeitswoche sollten gut geplant und strukturiert sein. Neue Mitarbeiter werden dann eingestellt, wenn viel Arbeit da ist.Das gesamte Team freut sich darauf, endlich Verstärkung zu bekommen und möglicherweise eigene Aufgabenbereiche abgeben zu können.
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Allerdings ist es keine gute Idee, dem Neuen am ersten Arbeitstag ein Handbuch, eine Feature-Liste oder eine Monatsration Tickets zu präsentieren, anhand derer er sich einlesen und einarbeiten soll. Hier ist Vorbereitung gefragt, folgende Fragen sollten also bereits VOR dem ersten Arbeitstag beantwortet werden:
- Welche Informationen braucht der neue Mitarbeiter, um sich einen Überblick zu verschaffen?
- Welcher Kollege ist primärer fachlicher Ansprechpartner?
- Wer ist organisatorischer Ansprechpartner?
- Wie sind Arbeitszeiten, Arbeitsmittel und Arbeitsort organisiert und stehen alle Arbeitsmittel auch am ersten Arbeitstag zur Verfügung?
- Was erwarte ich vom Neuen? Wann sollte er mit welchem System vertraut sein und welche Aufgaben übernehmen (Checkpoints definieren)?
Am ersten Arbeitstag: Begrüßung und Betreuung
Beim Ankommen ist es wichtig, sich Zeit für den Neuen zu nehmen: Die Begrüßung und erste Einführung ist in der Regel Aufgabe des Vorgesetzten, dieser kann dann an einen anderen Mitarbeiter für die weitere fachliche Einarbeitung übergeben. Wichtige Themen am ersten Arbeitstag bzw. in den ersten Arbeitstagen sind:
- Informationen zu Dokumentationen, Wikis, Tutorials, Videos geben -> Hilfe zur Selbsthilfe
- Welche Tools werden benutzt, welche Verfahren und Prozesse sind wichtig?
- Wen frage ich bei welchem Problem?
- Die vorab geplanten Checkpoints sollten mit dem Neuen besprochen, abgeglichen und festgehalten werden.
Neben allen fachlichen Aspekten ist der Blick auf die soziale Integration ins Team mindestens genauso wichtig in dieser Phase. Bekommt der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag gleich ein Shirt mit dem Unternehmenslogo und wird von den Kollegen zum Mittagessen in die nahegelegene Kantine mitgenommen, fühlt er sich dem Team zugehörig, findet sich leichter zurecht und befreiter auf seine Kollegen zugehen.
Einarbeitung und Integration sorgen für Performance
In der letzten Phase des Onboardings – Einarbeitung und Integration – geht es darum, den Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit Informationen und Aufgaben zu versorgen, so dass er lernen und wachsen kann. In dieser Phase sind immer wieder Rückkopplungen nötig. Fragestellungen hierbei lauten:
- Wurden die festgelegten Checkpoints erreicht?
- Was läuft gut, wo gibt es Defizite?
- Welche Weiterbildungen sind notwendig?
- Erbringt der Mitarbeiter die fachliche Leistung, die wir erwartet haben?
Auch der Mitarbeiter wird in dieser Phase prüfen, ob die Arbeit tatsächlich dem entspricht, was im Vorstellungsgespräch oder den ersten Arbeitstagen besprochen wurde. Am Ende der Einarbeitung steht das Ende der Probezeit. Sind Defizite und Probleme erkennbar, sollten diese frühzeitig vor dem Ende der Probezeit thematisiert werden, um noch Maßnahmen zur Verbesserung ergreifen zu können. Die Probezeit ist eine Phase sowohl für ein Unternehmen als auch für einen Kandidaten, um zu prüfen, ob die Zusammenarbeit funktioniert und sollte aktiv als solche genutzt werden.
Oberste Priorität beim Onboarding: Kommunikation und Planung
Ein Onboarding hat große Chancen auf Erfolg, wenn es geplant und strukturiert wird und alle beteiligten in jeder Phase zielgerichtet miteinander kommunizieren. Dabei geht es nicht darum, dem neuen Mitarbeiter möglichst viel mitzuteilen, sondern bedarfsgerecht in jeder Phase die notwendigen und hilfreichen Informationen zu liefern.
Kommunikation beinhaltet auch, die Rückmeldungen des Kandidaten über den Einarbeitungsprozess aufzunehmen. Aus Fehlern lernen wir und das nächste Onboarding profitiert von den Erfahrungen anderer Mitarbeiter.
