Weiße Designermöbel, graue Teppichböden, schlichte Einrichtung und jede Menge Technik: Mit der Eröffnung von zwei neuen Angeboten hat die Stadt Karlsruhe Anfang April 2019 einen wichtigen Schritt zur Umsetzung einer digitalen Verwaltung gemacht.
Im Digitalen Bürgerbüro können Besucherinnen und Besucher behördliche Vorgänge künftig vor Ort digital erledigen. Und im Digital Lab arbeiten die IT-Experten aus der Verwaltung gemeinsam mit externen Spezialisten an der Fortschreibung der kommunalen Digitalisierungsstrategie. Damit nimmt der IT-Standort Karlsruhe auch im Bereich der digitalisierten Verwaltung eine Vorreiterrolle ein. Bislang gibt es nämlich in keiner anderen baden-württembergischen Kommune ein digitales Bürgerbüro oder ein kommunales Digitalisierungslabor. „In Karlsruhe gibt es bereits ein weithin beachtetes digitales Ökosystem mit mehreren Säulen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur. Davon kann uns soll nun auch die Verwaltung profitieren“, betont Bürgermeister Albert Käuflein.
„Es wird weiterhin die klassischen Bürgerbüros geben“
Im Digitalen Bürgerbüro können die Karlsruherinnen und Karlsruher an einem Terminal mit Touchscreen ebenso ihr polizeiliches Führungszeugnis beantragen oder Urkunden bestellen wie die Online-Funktion des Ausweises aktivieren oder einen individuellen Abholtermin für Sperrmüll oder Weiße Ware beantragen. Das digitale Angebot sei dabei stets als Ergänzung der bisherigen Bürgerbüros und der Behördenrufnummer 115 gedacht. „Es wird auch weiterhin persönliche Gespräche vor Ort oder am Telefon geben“, stellt Käuflein klar.
Allerdings würden zahlreiche Menschen bereits heute ihre komplette Korrespondenz mit Instituten und Behörden auf digitalem Weg erledigen und in den Geldinstituten hat das Online-Banking deshalb das klassische Schaltergeschäft schon an den Rand verdrängt. Außerdem gibt es eine gesetzliche Vorgabe zur Verbesserung des Online-Zugangs. Bund und Länder müssen bis 2020 sämtliche 575 Verwaltungsdienstleistungen auch Online anbieten. Das Digitale Bürgerbüro ist für Käuflein derzeit vor allem ein Angebot für Personen, die zuhause nicht über die entsprechende technische Infrastruktur verfügen. Dazu sorge die digitale Erledigung von behördlichen Vorgängen im Rathaus für eine größtmögliche Sicherheit. Außerdem sei das Digitale Bürgerbüro für die Stadtverwaltung auch ein „Testfeld“ für die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern.
„Nun erfahren wir direkt im Rathaus, welche Erwartungen die digital affinen Leute an die Verwaltung haben“, sagt Käuflein. Im Laufe der Jahre soll das Digitale Bürgerbüro sukzessive erweitert werden. Außerdem will die Verwaltung an dezentralen Orten im Stadtgebiet weitere Terminals zur Erledigung der Behördengänge aufstellen. Die Bürgerbüros in den einzelnen Stadtteilen eigenen sich nach Einschätzung der Verwaltung ebenso als Standorte für die Terminals wie rege frequentierte Einrichtungen wie das ECE-Center am Ettlinger Tor.
Mit 3D-Druckern und Virtual Realitiy zur modernen Stadtverwaltung
Im Digital Lab sollen künftig Konzepte für die Digitalisierung der Stadtverwaltung entwickelt und umgesetzt werden. „Hier können wir auch einmal länger an einem Thema arbeiten und müssen am Abend nicht wieder alles abbauen“, betont Markus Losert, Leiter des städtischen Amts für Informationstechnologie und Digitalisierung. In den kommenden Monaten soll das Digital Lab noch durch neue Technologien wie einen 3D-Drucker oder eine Virtual-Reality-Brille ergänzt werden. Die wichtigsten Aufgaben sind laut Losert die Neustrukturierung des städtischen Internetauftritts sowie die Einführung der elektronischen Akte. „Außerdem wollen wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung für Themen wie den digitalen Workflow sensibilisieren“, so Losert.
Externe Startups und Experten des Karlsruher Institut für Technologie (KIT) sollen zudem bei regelmäßigen Veranstaltungen im Digital Lab Impulse von außen liefern. Das niederschwellige Angebot und die leichte Erreichbarkeit sind für Losert die wichtigsten Pluspunkte des Digitallabors. „Auf der grünen Wiese oder auf dem Kreativpark Alter Schlachthof bringt ein solches Labor nur wenig“, so Losert.
IQ steht für innovativ und quervernetzt
Durch die digitalen Angebote will die Stadtverwaltung vor allem den Service für die Bürgerschaft erhöhen und die Arbeit in den einzelnen Behörden erleichtern. „Außerdem können wir durch die Digitalisierung effizienter arbeiten und auf Dauer Ressourcen einsparen“, sagt Käuflein.
Bereits heute könnten nicht mehr alle Stellen adäquat besetzt werden und deshalb müsse eine moderne Verwaltung sämtliche Möglichkeiten zur Reduzierung von Routinearbeiten ausloten. „Wir machen Digitalisierung nicht, weil das alle machen“, so Käuflein „Sondern weil die Verwaltung ihre Arbeit sonst bald nicht mehr bewältigen könnte“. Das Digitale Bürgerbüro und das Digital Lab sind deshalb auch Leitprojekte der städtischen IQ-Strategie zum Aufbau einer modernen Verwaltung. IQ steht in diesem Fall für innovativ und quervernetzt. sowie für eine neue Arbeitsweise in der Stadtverwaltung. Projekte sollen über die Grenzen der einzelnen Dezernate hinweg mit neuen Technologien und kreativen Ansätzen entwickelt und umgesetzt werden.
