Arbeiter in Büros, in denen die Digitalisierung schon fortgeschritten ist und kaum noch Papier benötigt wird, leisten mehr als die Kollegen mit Zettel und Stift. Das ergab eine Umfrage des Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) zur Produktivität in deutschen Büros.

Zwischen September 2015 und Januar 2016 haben 687 Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen an der Online-Befragung des Fraunhofer IAO teilgenommen. Die meisten von ihnen arbeiten bereits verstärkt digital: 70 Prozent der Teilnehmer tauschen Dokumente und Informationen digital, knapp 25 Prozent drucken noch ziemlich viel aus. Immerhin 10 Prozent arbeiten schon komplett papierlos. Wenn es allerdings um Besprechungen und schnelle Notizen geht, greifen etwa zwei Drittel der Befragten zu Notizbuch und Stift.

Die Digitalisierung ist unter den Befragten vor allem beliebt, da das Finden und Weitergeben von Dokumenten sehr schnell geht (91 Prozent Zustimmung). 86 Prozent finden außerdem das Teilen von Informationen einfacher und 78 Prozent werten das orts- und zeitunabhängige Arbeiten als sehr praktisch.

Alte Computer regen uns auf

Die Auswertung dieser Zahlen ergab, dass die Unternehmen, deren Digitalisierung schon weiter fortgeschritten ist, produktiver arbeiten als die Papierliebhaber. Des weiteren sei die Produktivität in den Unternehmen höher, die immer auf die neuste verfügbare IT umstellen, anstatt mit alten Geräten und Systemen zu arbeiten. Das ist logisch: Alte Computer arbeiten langsamer und regen uns schneller auf als das neue System mit aktueller, schnellerer Hardware. Auch ist dank einfacher Lösungen zur digitalen Zusammenarbeit, wie beispielsweise mit Google Docs, zu jeder Zeit gewährleistet, dass jeder auf jedes wichtige Dokument zugreifen kann. Das ist um einiges schneller, als zum Kollegen rüber zu laufen und ihn zu bitten, ein Papier zu kopieren.

Produktivität im Zeitalter der Smartphones

Die größte Hürde für die Digitalisierung sehen 86 Prozent der Befragten in der Umständlichkeit der IT-Geräte und arbeiten daher lieber auf Papier. Spannend wird sein, wie sich die Produktivität über die kommenden Jahre verändert, wenn Smartphones und Tablets über einen längeren Zeitraum fester Bestandteil unseres Lebens geworden sind.

Veränderung der Digitalisierung nach Arbeitsfeldern
Eine andere Studie zeigt, dass die Digitalisierung 96% der Arbeitsprozesse im Dienstleistungssektor beeinflusst. (Bild: statista)

Eine Publikation mit weiteren Ergebnissen der Umfrage „Digitales Arbeiten“ wird Mitte 2016 unter www.office21.de verfügbar sein.

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