Die ERP-Einführung ist ein komplexes Projekt mit enormer Tragweite. Unternehmen sollten daher von Beginn an strukturiert vorgehen. Vier Punkte sind für die erfolgreiche Implementierung des neuen ERP-Systems besonders wichtig. Dieser Artikel stellt sie näher vor.
Planung und Vorbereitung
In diesem Artikel gehen wir davon aus, dass bereits ein ERP-Anbieter ausgewählt wurde und nun die Einführung des Systems beginnen soll. Das entsprechende Projekt sollte professionell vorbereitet und geplant werden. Allen voran gilt es, die Ziele und Erwartungen an das ERP-Projekt konkret und messbar zu formulieren. Nur so ist sichergestellt, dass alle Beteiligten dieselbe Zielrichtung einschlagen. Zudem wird das Change-Management erleichtert, wenn klar ist, was sich durch das neue ERP ändern wird (bzw. ändern soll).
Zur Vorbereitung gehört außerdem die Zusammenstellung eines kompetenten Projektteams.
In der Regel besteht dieses Team aus folgenden Mitgliedern:
- Mitglied der Geschäftsleitung
- Projektleiter*in
- IT-Leiter*in
- Key User
Gängig ist es, für jeden Fachbereich im Unternehmen einen Key User zu bestimmen. Diese spezialisierten Mitarbeiter*innen sind später der Ansprechpartner für die Kolleg*innen in ihrer Abteilung. Sie tragen maßgeblich zur Akzeptanz und zum Gelingen des ERP-Projekts bei. Zudem gewährleisten sie, dass die fachlichen Anforderungen an die ERP-Software korrekt umgesetzt werden.
Weiterhin muss ein Projektplan für die ERP-Einführung aufgestellt werden. Neben der Budgetplanung kommt der Ressource „Zeit“ dabei eine besonders wichtige Bedeutung zu. Wichtig ist es zunächst, einen realistischen Terminplan zu definieren. Zudem sollte sichergestellt sein, dass die Projektbeteiligten genügend Freiräume erhalten, um das ERP-Projekt mit vollem Einsatz unterstützen zu können. Dafür kann es durchaus notwendig sein, sie zeitweise ganz aus dem Tagesgeschäft abzuziehen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen stellt dies oft eine gewisse Herausforderung dar.
Schulung der Mitarbeitenden
Ein weiterer wichtiger Faktor für die erfolgreiche Einführung des zukünftigen ERP-Systems ist eine frühzeitige Schulung der Anwender*innen. Idealerweise verwenden Unternehmen dazu ein Schulungssystem, das dem späteren Produktivsystem möglichst nahekommt. Dies gilt sowohl für die Funktionen und Oberflächen als auch für die Workflows und Inhalte (z. B. Stammdaten). Denn es sollte stets das Ziel sein, die Schulungen so praxisnah wie möglich zu gestalten. Idealerweise werden die Trainings vom ERP-Anbieter und von den Key Usern gemeinsam aufgebaut und begleitet. Auch sollten die Teilnehmenden möglichst viel im System üben können, anstatt sich nur Präsentationen anzusehen.
Anpassung des ERP-Systems
Der technische Teil der Einführung befasst sich vor allem mit der Anpassung des zukünftigen ERP-Systems an die Anforderungen des Unternehmens. Festgelegt sind die To-do-Punkte meist in einem Pflichtenheft. Auf dieser Basis nimmt der Anbieter gemeinsam mit dem Kunden zunächst alle relevanten Grundeinstellungen am ERP vor. Dieser Vorgang wird auch Customizing genannt. Eventuell werden außerdem zusätzliche Module, Add-ons oder Plug-ins installiert, um den Funktionsumfang des ERP-Systems auf den gewünschten Umfang zu erweitern. Teils sind darüber hinaus individuelle Anpassungen (Modifikationen) notwendig, um das ERP zu individualisieren. Gerade bei ERP-Software für den Mittelstand, die in verschiedenen Branchenversionen verfügbar ist, lässt sich dieser Schritt jedoch sehr häufig vermeiden. Abgerundet wird die Liste der technischen Implementierungsaufgaben durch das Setup von Schnittstellen und die Migration von Daten aus dem alten System.
Monitoring und Optimierung
Formal abgeschlossen ist die ERP-Einführung mit dem Go-live der neuen ERP-Lösung. Allerdings endet die Arbeit an dieser Stelle noch nicht. Denn Unternehmen sollten das neue ERP im Produktivbetrieb genau monitoren, um festzustellen, ob die definierten Ziele der Einführung tatsächlich erreicht wurden. Darüber hinaus gilt es, Prozesse fortlaufend zu verbessern. Hierfür muss das Enterprise Resource Planning immer wieder angepasst und erweitert werden.
