Viele Startups machen sich kurz nach der Gründung noch keine Gedanken über ein ERP-System. Das Lager wird mit Excel Tabellen verwaltet, Onlineshop und CRM laufen getrennt voneinander. Steigt der Umsatz, treten oft Probleme mit den unabhängigen Tools auf – sie lassen sich nur schwer integrieren. Die Anbindung an ein ERP-System kann die Warenwirtschaft wieder auf Kurs bringen.
Hat ein Unternehmen mit Warenwirtschaft zu tun, muss es seine Ressourcen äußerst clever planen und koordinieren. Zu Beginn fahren die meisten Startups mit Insellösungen: Verkäufe, Buchhaltung und Lagerverwaltung bleiben überschaubar. Doch das Blatt wendet sich, sobald der Umsatz steigt – etwa durch den Verkauf über Zwischenhändler oder Marktplätze wie Amazon. Die internen und externen Prozesse werden immer komplexer – die Daten können durch die einzelnen Programme nicht in einer Gesamtübersicht dargestellt werden. Insbesondere E-Commerce-Startups sind frühzeitig auf ein professionelles ERP-System angewiesen, um einen Echtzeit-Überblick zu erhalten.
ERP-Systeme – wahre Alleskönner
ERP-Systeme sind Dreh- und Angelpunkt für die Steuerung und den Erfolg des gesamten Unternehmens. Eine ERP-Software vernetzt funktionsübergreifend alle im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse – von Materialbeschaffung, Produktion und Vertrieb bis hin zu Personalwesen und Buchhaltung. Die Kennzahlen sind immer auf dem aktuellen Stand und Startups erhalten über die verschiedenen ERP-Tools alle wichtigen Informationen über Lagerbestände, Umsatz und Gewinne in Echtzeit. Zudem lassen sich mit einer guten ERP-Software mühelos Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine sowie Angebote erstellen und versenden.
Wer dagegen den Überblick über wichtige Unternehmenskennzahlen verliert, geht das Risiko ein, falsche Entscheidungen zu treffen und damit den Erfolg des Startups zu gefährden. Doch die Frage ist: Wann genau ist der richtige Zeitpunkt für junge Unternehmen, ihre Warenwirtschaft an ein ERP-System zu binden und für welche Branchen lohnt sich ein ERP-System ab dem ersten Tag?
Der ideale Zeitpunkt für die Einführung eines ERP-Systems
Die Beschäftigung mit Softwareangeboten und -lizenzen bleibt bei vielen Startups in der Gründungsphase auf der Strecke. Denn wer beschäftigt sich beim Hausbau gleich mit der gesamten Inneneinrichtung: Oft fehlt die Zeit oder das Budget ist beschränkt. Um ein geeignetes ERP-System für das Unternehmen zu finden und an die eigenen Ansprüche anzupassen, müssen sich diese eben erstmal entwickeln. Startups sind daher mit einem Phasenkonzept für ihr ERP-System gut beraten: Bei vielen Anbietern ist es möglich, mit einer Software zu starten, die die wichtigsten Funktionen beinhaltet und Lizenzpakete schon ab wenigen Nutzern anbietet. So können sich Startups zunächst auf einen gewissen Grundbedarf an Systemfunktionalitäten fokussieren und diese im Verlauf sukzessive erweitern – wodurch die Einführung des neuen Systems strukturiert und mit reduziertem finanziellen Risiko abgewickelt werden kann.
Insbesondere für E-Commerce-Startups, die Kunden- und Adressdaten verwalten, sind unabhängige Tools und Dokumente echte Zeitfresser. Deshalb zahlt es sich für eben diese Unternehmen aus, von Beginn an mit einem ERP-System zu arbeiten, dessen Funktionen sich flexibel erweitern lassen. Wie der Name „Warenwirtschaftssystem“ bereits sagt, sind ERP-Systeme für alle Startups, die im Bereich E-Commerce, Produktion oder Handel unterwegs sind, ein absolutes Must-have: Denn der Verwaltungsaufwand von produzierenden Unternehmen ist im Allgemeinen sehr viel komplexer als beispielsweise bei Startups, die Dienstleistungen anbieten. Er sollte auf keinen Fall so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass die Kundenbetreuung darunter leidet. Daher ist es besonders wichtig, alle Daten frühzeitig in ein zentrales System laufen zu lassen.
Wichtige ERP-Funktionen, die von Anfang an integriert sein sollten
Die Einsteiger-Version der meisten Anbieter enthält bereits die wichtigsten Funktionen. Wichtig: Da sich bei vielen Startups das Geschäftsmodell im Laufe der Zeit noch ändert, sollte der Funktionsumfang bei der ERP-Auswahl nicht allzu eng gefasst werden. Zudem sollte beim Erwerb der Lizenz darauf geachtet werden, mit welchen Zusatzmodulen sich die Software später gegebenenfalls erweitern lässt. Fehlt eine entscheidende Funktion, die mit dem Wachstum des Startups relativ sicher benötigt wird, kann es sinnvoll sein, direkt ein anderes System zu wählen. Denn hat man einmal eine ERP-Software integriert, ist es oft schwierig, auf einen anderen Anbieter umzusteigen: Nachträgliche Anpassungen sind häufig teuer oder gar nicht erst möglich, alte Daten werden nicht übernommen und Geschäftsprozesse können nicht mehr vollständig erfasst werden. Vorsicht: Trotzdem solltet ihr darauf achten, nicht gleich die allumfassende Variante zu kaufen, dabei fallen häufig pro neuem Mitarbeiter weitere Lizenzgebühren an. Bei Startups, die skalieren, kann das zur Ausgabenfalle werden.
Ein Tool, das mit Sicherheit für alle Startups relevant ist, ist das CRM (Customer-Relationship-Management). Es vereint das Finanz- und Rechnungswesen und gibt einen Überblick über die Verkaufszahlen sowie die Stammdatenverwaltung. Bei E-Commerce-Startups sollten zusätzlich die Anbindung an den Onlineshop sowie Lagerverwaltung mit Stücklisten und Wareneingang dabei sein. Empfehlenswert sind auch zusätzliche Funktionen wie Zeiterfassung für Mitarbeiter und Teamorganisation.
