Mitarbeiter verbringen mehr als 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit nicht-wertschöpfenden Aufgaben. Das ist das Ergebnis einer Studie unter 110 mittelständischen Unternehmen.

Twitter-Update, private Telefonate, Kaffeekränzchen mit den Kollegen – denkt man an Zeitverschwendung am Arbeitsplatz, dann an solche Szenarien. Dabei ist mangelnde Arbeitsproduktivität vielmehr ein strukturelles Problem als ein individuelles. „Mitarbeiter wollen einen Nutzen in der von ihnen geleisteten Arbeit erkennen können, was die Anforderung an das Management stellt, Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass es nicht zu Leerläufen kommt“, schreibt die österreichische Beratungsagentur Czipin Consulting in ihrer „Produktivitätsstudie 2013„. Dabei sei das Potenzial zur Leistungssteigerung unabhängig von Wirtschaftskrisen und makroökonomischer Entwicklung in konstant hohem Ausmaß vorhanden. Verschiedene Untersuchungen haben in den vergangenen Jahren jedoch gezeigt, dass Unternehmen oftmals zu wenig dafür tun. Viele sind weit entfernt von einer reibungslosen Organisation der Arbeitsprozesse. Milliardenbeträge versickern – und das nicht nur in Deutschland oder Österreich. Weltweit werden in den Unternehmen durchschnittlich 38 Arbeitstage pro Mitarbeiter im Jahr verschwendet.

Laut der aktuellen Studie „Kosteneffizienz durch Wertschöpfung“ sind im deutschen Mittelstand 42 Prozent der Arbeitszeit nicht wertschöpfend. Das heißt, in dieser Zeit wird kein Mehrwert im Sinne der Unternehmensstrategie erzielt. Die Managementberatung Factor P wertete Daten aus 110 mittelständischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen aus. Untersucht wurden 300 Arbeitsprozesse auf verschiedenen Hierarchieebenen.

Personalführung nur auf dem Papier

Wie ihre Kollegen aus Österreich identifizieren die Autoren als zentrale Ursache die mangelnde Personalführung. Lediglich 13 Prozent ihrer Arbeitszeit verwendeten Führungskräfte für diese originäre Aufgabe. Und Mitarbeiter – sowohl im gewerblichen als auch administrativen Bereich – verlören allein mehr als ein Viertel ihrer Arbeitszeit durch mangelhafte Abstimmung, ungenaue Aufträge oder ineffiziente Strukturen. Weitere Zeitkiller im Überblick:

  • Wege und Transport
  • Mehrarbeit an Anlagen und Produkt durch mangelhafte Standards und Qualitätsprobleme beziehungsweise aufgrund fehlender Strukturen oder unzureichender Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Mitarbeiter sind verfügbar, erhalten aber keine Anweisungen (Wartestellung)
  • Unnötige Dokumentation
  • Fehleranalyse und Fehlerbehebung
  • Suchen von Material oder Werkzeug

Gründe für den Missstand

Ein häufiger Grund für die mangelnde Anpassung von Prozessen ist das Wachstum. Hier stand in den vergangenen Jahren die Befriedigung der Nachfrage im Vordergrund mit teils fatalen Folgen für die Strukturen:

  • Planung und Steuerung sowie Entscheidung „aus dem Bauch“
  • Besprechungen und Abstimmungen „auf dem kurzen Dienstweg“
  • Kennzahlen, die der Mitarbeiter weder kennt noch versteht
  • Kollegen, die zu Führungskräften werden, aber nicht führen
  • Prozesse, die „wie schon immer“ gelebt werden – an den Problemen und deren Ursachen vorbei

Weniger Arbeitszeit, gleicher Lohn

Es sei daher die Aufgabe von Führungskräften, sich mit den unweigerlich auftretenden Problemen, die sich in jedem Ablauf ergeben, aktiv auseinanderzusetzten. Zahl- und ziellose Meetings sind dabei allerdings kontraproduktiv. Vielmehr spielen die Schaffung klarer Strukturen, die konkrete Verteilung von Zuständigkeiten und die Standardisierung von Abläufen eine Rolle, aber auch aussagekräftige Kennzahlen zur Planung und Steuerung sowie die Qualifizierung und Motivation der Mitarbeiter.

Professionell geführte, kompetente und zufriedene Mitarbeiter bilden die Grundlage der Wertschöpfung eines Unternehmens, wie der jährlich von Gallup erhobene Engagement Index nachzeichnet. Gleichzeitig weisen Experten auch immer wieder auf die negative Korrelation von Arbeitszeit und Produktivität hin: Nicht je mehr, sondern je weniger Arbeitszeit angesetzt ist, desto höher sei die Produktivität. Der Autobauer Porsche beispielsweise verkürzte deshalb im vergangenen Jahr die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter auf 34 Stunden bei gleichem Gehalt.

  • Ich kann mich der Meinung des Autors nur anschließen, dass die tagtägliche Verschwendung in den oben genannten Arbeitsbereichen oft ein strukturelles, nicht individuelles Problem ist. Deshalb ist es so wichtig, dass Unternehmen die organisatorischen Rahmenbedingungen so gestalten, dass die Mitarbeiter im wesentlichen sinnvollen Tätigkeiten nachgehen können und nicht ständig durch Störungen, Fehler oder andere Arten der Verschwendung unterbrochen werden.
    Es ist immer wieder erstaunlich, wie groß die Verschwendung von Ressourcen gerade in den indirekten Unternehmensbereichen tatsächlich ist: kann sich ein Land wie Deutschland das auf Dauer leisten? Natürlich sind auch die Führungskräfte mitverantwortlich für die Verbesserung der Organisation.
    Ein sehr hilfreicher Ansatz zur Reduzierung dieser Verschwendung ist übrigens auch das Lean Management – in den indirekten Bereichen ‚Lean Administration‘ genannt.

  • PhilippT

    Sehe ich genauso. Gerade in Bereichen, wo man in seiner Arbeit einen Nutzen sieht oder gerne sehen würde, ist es wichtig, dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, dass das was er macht auch von Nutzen ist. Ich habe gerade einen Artikel gelesen, der auf die Verschwendung von Ressourcen bei der Suche nach den richtigen Informationen eingeht und sehr anschaulich darstellt, welche Kosten dabei entstehen. Rechnet man dazu die anderen Bereiche noch mit drauf, müsste eigentlich jedes Unternehmen sich fragen, warum sie noch nichts dagegen getan haben.
    http://www.lookeen.net/de/5881/news/a-fundamental-waste-of-money-through-searching-for-relevant-information/