Vertriebspräsentationen in der IT-Branche sind meist überladen mit unnötigen Inhalten, sie sind zu lang, haben keinen roten Faden und sind grafisch viel zu verwirrend – der Vertriebler damit eigentlich nicht präsentationsfähig. Die Folge ist ein überforderter Kunde und ein nicht ganz optimaler Vertriebsprozess. Aber es geht auch anders.
Jerry Weissman, ein angesehener Rhetorik-Trainer, bringt es auf den Punkt: „Business presentations usually have no clear point, benefit and flow. They are too detailed, long and ugly”. Kurzum, es ist schon beinahe geschäftsschädigend, wie mit PowerPoint und im Speziellen innerhalb der IT-Branche präsentiert wird. Dabei gibt es einen klaren Weg, der zu erfolgreichen Präsentation führt.
Zu beachten sind hierbei die drei Bestandteile:
- Inhalt
- Folie
- Sprecher
1. Unnötiger Inhalt führt zu einem gelangweilten Publikum.
Ein gelangweiltes Publikum kauft nicht. Die Kunst ist es, die Präsentation kompakt zu machen.
Bevor es um die Folien geht, steht am Anfang allen Schaffens das Setzen der Rahmenbedingungen. Man muss die Idee, die Botschaft und den Aufbau klären, noch bevor auch nur die Titelfolie erstellt wird. Noch bevor man die Datei anlegt. Noch bevor man PowerPoint öffnet.
Fragen, die man sich vorab stellen sollte sind etwa: Was und wen möchte der Sprecher erreichen? Wie viel Zeit hat er dafür? Was verbindet den Sprecher mit dem Publikum? Wie groß ist es überhaupt? Kann die Botschaft konkret formuliert werden? Was ist mein USP? Wie kann ich diesen belegen?
Hiervon ist auch der Inhalt abhängig. An erster Stelle muss man Mut beweisen und Inhalte streichen. Man sollte sich die Frage stellen, ob der angedachte Inhalt wirklich notwendig ist. Es geht in erster Linie um den Nutzen und um das Besondere. Nicht um das Unternehmen, nicht um die Produkte, nicht um die Vorstellung von Umsätzen, Standorten und anderen Zahlen, Daten und Fakten.
Was ist das Besondere bei Ihnen? „Wir machen individuelle Softwarelösungen!“ oder „Wir sind innovativ!“ – das sind die häufigsten Antworten, die IT-Unternehmen auf diese Frage geben. Das sind jedoch nichts als abgedroschene und abstrakte Floskeln, die fast jeder über sich sagt. Und hier kommt direkt das nächste Problem: Die meisten Präsentationen stellen das eigene Unternehmen vor und nur mit ganz viel Glück ansatzweise den Nutzen für den Kunden.
Dabei sollte es genau andersherum sein.
Gute Präsentationen können in zehn Minuten der Zielgruppe den konkreten Nutzen aufzeigen und sie überzeugen. Länger sollte es auch nicht dauern. Kompakt, nutzenorientiert, spannend. Dazu müssen zuerst die Rahmenbedingungen und der Inhalt definiert werden. Erst im nächsten Schritt geht es an das Foliendesign.
2. Bitte kein betreutes Lesen!
Die Folien sollen nicht vom Sprecher ablenken, sondern ihn unterstützen.
Leonardo da Vinci hat es zu seiner Zeit schon gewusst: Einfachheit ist die höchste Form der Raffinesse. Weniger ist oft mehr. Auf den Folien muss Ordnung geschafft werden.
Das Ziel einer Präsentation besteht darin, die Botschaft in den Köpfen des Publikums zu verankern. Wenn sich dieses jedoch nur an wirre Schaubilder und Prozesse erinnert oder Mühe hat zu erkennen, wo auf der Folie oben und unten ist, dann ist das Ziel verfehlt.
IT-Spezialisten haben meist keine bis wenige Kenntnisse in der Gestaltung von Folien. Trotzdem sollte zu viel Text auf den Folien vermieden werden. Drei bis vier Stichworte in Kombination mit Visualisierungen reichen aus.
Die Verwendung von zu viel Text auf den Folien ist leider weit verbreitet. Es mag vielleicht praktisch erscheinen, da die Inhalte nur noch vorgelesen werden müssen und um zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen, könnte die Präsentation noch als Handout mitgegeben werden. Aber es gibt sinnvollere Wege Informationen zu transportieren, zum Beispiel in Form eines gut konfigurierten Notizenmasters bei PowerPoint. Hier findet der ganze Fließtext Platz, den man so oft bei IT-Präsentationen auf den Folien sieht.
Das Publikum muss sich bei textlastigen Folien entscheiden, ob es lesen oder zuhören möchte. Während dieser Entscheidung hat es den Anschluss an die Präsentation längst verloren. Das „betreute Lesen“ hat nichts mit einer Präsentation zu tun, vielmehr erschwert es dem Sprecher frei zu präsentieren. Häufig entscheidet im IT-Bereich eine Präsentation über Anbahnungen von Deals in sechsstelliger Höhe. Der Sprecher sollte also fit im Präsentieren sein denn bessere Präsentationen tragen zum Unternehmenserfolg bei.
3. Öffentliches Reden ist die größte Angst der Menschen.
Noch vor Dunkelheit, Krankheit und dem Tod. Man muss üben.
Spielen Inhalt und Folien noch so gut zusammen, kann der Sprecher alles wieder zerstören. Er muss sich vorbereiten, die Präsentation trainieren und den Inhalt hervorragend kennen. Muss man Talent haben, um ein guter Sprecher zu sein? An dieser Stelle kann ein Mythos zerschlagen werden. Es ist ein Irrglaube zu denken, dass die Fähigkeit, gut zu präsentieren, angeboren ist.
Ein guter Präsentator hat sich durch Übung und durch Vertiefung in die Materie verschiedene Fähigkeiten und Techniken erarbeitet, die sich grundsätzlich jeder aneignen kann. Es geht hier vielmehr um das „Wollen“ und weniger um das „Können“.
William Morrow hat eine Rangliste entwickelt, die die größten Ängste der Menschen zeigt. Noch vor Dunkelheit, Krankheit oder sogar Tod steht auf Nummer eins das öffentliche Reden.
Möchte man bessere Präsentationen abliefern, muss man an seiner Rhetorik arbeiten. Aber das ist kein Grund zur Beunruhigung, denn „all the great speakers were bad speakers at first“.
Jeder kann es lernen.
